8 dicas para a gestão de consultório médico

Quando um profissional de saúde decide empreender e abrir a sua própria clínica, ele se depara com um desafio sobre o qual não estudou na faculdade: como administrar uma empresa. Bem, para o sucesso de um empreendimento na área da saúde, é necessário uma gestão de consultório médico eficiente, o que se reflete na prestação de um serviço de qualidade.

Nesse caso, é importante entender que isso vai além das salas de tratamento. Os pacientes avaliam as clínicas desde o momento em que agendam a consulta, passando pela espera até, finalmente, deixarem o consultório médico. Cada etapa é valiosa e terá grande impacto na experiência e na relação médico-paciente.

E não para por aí. Principalmente para quem está começando, despontam questões decisivas como: de que forma posso conseguir mais pacientes? Como manter um atendimento humanizado, sem perder de vista a lucratividade? 

A seguir, listamos 8 dicas de gestão do consultório para ajudar a manter o seu negócio competitivo no mercado. Confira! 

1 – Modernize-se 

É preciso acompanhar o avanço da tecnologia e tirar o máximo proveito dos benefícios oferecidos por ela. A cada dia surgem novidades que podem facilitar o dia a dia de qualquer área de atuação profissional, e na área da saúde não é diferente. Com os recursos adequados é possível, por exemplo, otimizar o tempo.

Aliás, temos um ótimo artigo sobre como utilizar a tecnologia a favor do seu consultório. Não deixe de ler! Você encontrará dicas preciosas sobre como ela pode contribuir para a gestão de consultório médico. 

2 – Defina metas para o consultório

Repetimos: é preciso tratar o consultório médico assim como outro empreendimento comercial. Apesar de ele ter foco em um bem inestimável, a vida, o médico precisa pensar em estratégias manter o negócio de portas abertas e aumentar a produtividade da clínica. Assim como oferecer o melhor atendimento aos clientes.

Portanto, uma das melhores maneiras de fazer isso é definir os propósitos da clínica. Tanto em um âmbito mais administrativos quanto no relacionamento com o paciente. Aumentar a divulgação da clínica, fechar parcerias, se tornar referência no ramo, oferecer tratamentos atuais aos clientes, implementar protocolos de cuidados pós consulta (marcar próximas consultas, aviso de resultados, acompanhamento mais próximo) e demais fatores podem ser diferenciais para o consultório.

3 – Padronize o atendimento

Seja qual for o meio de contato com a clínica: redes sociais, telefone, e-mail ou site. Todos os pacientes devem passar uma triagem de atendimento que siga um protocolo rígido. Sendo assim, desde o primeiro contato, com a contratação da secretária ideal, o paciente tem uma boa impressão e todos os seguintes passos são facilitados. Aliás, esse primeiro contato é muito relevante e pode desempenhar um grande papel na fidelização do paciente.

De acordo com o método adotado pela gestão de consultório médico, cada paciente tem uma prioridade diferente, caso seja uma urgência ou uma consulta rotineira, por exemplo. Para isso, o treinamento da equipe médica é essencial para que ela seja capaz de identificar esses níveis. Já durante o atendimento médico, este deve seguir todas as normas de assistência médica, de maneira profissional, cordial e humanizada.

4 – Capacite seus colaboradores 

Em qualquer empreendimento, todos os profissionais envolvidos precisam estar alinhados ao posicionamento e objetivos buscados. Dessa forma, é necessário que a equipe saiba lidar com o estado emocional dos pacientes, prestando o acolhimento devido desde o primeiro contato telefônico. 

Em todas as etapas do atendimento, a busca pela humanização é capaz de fazer grande diferença. O seu time está preparado? Quão qualificado ele está? Fizeram alguma atualização nos últimos meses ou ano? Afinal, lembre-se que a saúde é uma área em constante transformação.

Portanto, incentive e promova a capacitação de seus colaboradores de modo que eles sejam capazes de superar expectativas. Aproveite e confira nosso artigo sobre como tornar o atendimento aos pacientes mais assertivo. 

5 – Faça projeções financeiras na gestão do consultório 

Fazer um bom controle financeiro, analisando devidamente as entradas e saídas, ajuda o empreendedor a mensurar até mesmo o crescimento do negócio. Estabeleça metas financeiras, projetando o fluxo do caixa, com as contas a pagar e a receber. Dessa maneira, você saberá qual é o capital envolvido em suas operações. Isso mostrará, por exemplo, se vai faltar ou sobrar dinheiro na gestão de consultório médico. Em caso de déficit, é hora de parar e analisar onde estão os “gargalos”. 

Em tempos de instabilidade financeira, as pessoas podem se preocupar menos com a saúde. Assim, o atendimento médico pode ser uma das áreas afetadas, é preciso se adaptar. Além disso, a gestão financeira no consultório também permite se blindar de possíveis crises e oferecer mais segurança para a continuação do empreendimento.

Voltando a falar de tecnologia, você pode adotar alguma plataforma que faça o controle financeiro integrado com as movimentações logísticas. Assim, será possível identificar antecipadamente as demandas de materiais da sua clínica, gerenciando precisamente os gastos com seus fornecedores. 

6 – Não misture as contas pessoais e da empresa

Em sequência com o tema acima, também devemos mencionar sobre os cuidados de misturar contas financeiras. Esse é um dos erros da gestão financeira da clínica muitas vezes inocente, mas que pode custar caro. Sendo assim, é difícil para o médico empreendedor ter uma visão ampla e objetiva sobre como está a saúde financeira da sua clínica. E quando se tira dinheiro do próprio bolso para encobrir gastos da clínica, é possível que o gestor nunca mais veja esse dinheiro. Por isso, não cometa esse erro amador. 

7 – Cuide dos equipamentos do consultório

Os equipamentos médicos se tornaram peças fundamentais para o cuidado da saúde humana. Eles ajudam no diagnóstico e fazem parte do atendimento médico. Dessa forma, quando um equipamento apresenta falha, sabemos que somente um profissional específico pode fazer sua manutenção. Afinal, muitas vezes são aparelhos caros que demandam alto grau de especialização.

Dessa maneira, faça manutenções periódicas dos equipamentos – sejam eles médicos ou do consultório como um todo – e avise sua equipe de colaboradores sobre os cuidados também. Também é importante saber tudo o que for possível sobre informação de erros e perigos que o equipamento notifica, assim pode ser mais fácil e rápido conseguir uma solução. Ademais, os equipamentos médicos e do consultório são investimentos que merecem atenção e zelo. Sem eles, as consultas podem até ficar inviabilizadas.

8 – Use a Internet para diminuir desistências 

Novamente comentando sobre tecnologias e plataformas, há uma infinidade de aplicativos que podem facilitar a relação entre médicos e pacientes. 

As desistências causam “furos” na agenda, o que pode ser traduzido em prejuízo financeiro. Esses aplicativos podem facilmente gerenciar as consultas marcadas, fazer confirmações dos pacientes e realizar um novo arranjo na agenda, se for preciso. Temos um artigo com dicas de como gerenciar a agenda de um consultório. Não deixe de ler! 

Fique sempre atualizado com as dicas do nosso blog! Disponibilizaremos periodicamente conteúdos e dicas que vão te ajudar com a sua clínica! 

Referências: Shosp, CliniQ, iClinic e Capital Social