Como gerenciar uma agenda de consultório?

agenda de consultorio

Organizar a agenda do consultório é fundamental para conseguir administrar satisfatoriamente os horários de cada paciente e, não causar tumultos e esperas desnecessárias na clínica. Uma agenda bem administrada beneficia tanto aos profissionais quanto os pacientes. Mas como deixá-la organizada? Veja algumas dicas aqui!

Dicas para organizar a agenda de consultório 

Se você está começando com a sua clínica ou não possui uma secretária, precisa saber organizar a sua agenda de consultório para não causar indisposições com seus pacientes e problemas a você. Essa é uma forma inicial de realizar um bom gerenciamento na rotina da sua clínica. Anote outras dicas:

1. Intercale consultas de rotina com primeiras consultas

Pacientes novos tendem a demorar mais em suas consultas do que os que passam por consultas de rotina. Se você intercalar os horários entre esses dois tipos de consulta, conseguirá evitar atrasos. Sempre considere disponibilizar um tempo a mais de consulta para pacientes em primeira consulta.

2. Tenha a opção de agendamento online 

Ter um canal de agendamento de consultas contribui com o aumento do número de pacientes. É importante considerar as vantagens da modernização e incluir novas ferramentas na clínica médica, como agenda de consultório online.

3. Confirme as consultas 

Para evitar faltas, considere ligar no dia anterior à consulta para os pacientes que estão agendados. Você também pode enviar lembretes através de mensagem pelo celular, pois isso também evita faltas. Caso haja desistência, você poderá encaixar outro paciente e não ficar com horário vago entre uma consulta e outra.

4. Considere colocar intervalo entre as consultas 

Prever um intervalo entre as consultas ajuda a evitar sobreposição de horários, diminuindo assim, o tempo de espera em caso de atraso. Outro ponto positivo é que os pacientes poderão ser recebidos com calma e você poderá aproveitar para atualizar o cadastro do mesmo.

5. Tenha uma agenda digital 

Entre as opções tecnológicas que facilitam o dia a dia, o agendamento online ajuda a aperfeiçoar a rotina. Gerenciar uma agenda de consultório de forma online não precisa ser difícil, basta optar por um bom software para agendamentos. Além disso, a agenda digital facilita na parte de possíveis encaixes e modificação do horário de pacientes.

6. Conheça sua rotina

Antes de otimizar a agenda, é necessário conhecer sua rotina. Analise o tempo médio de atendimento de cada paciente, assim definindo o número possível de atendimentos diários, considerando os intervalos entre as consultas. Isso reduz o tempo de espera do paciente e o stress de uma agenda atrasada. Também deve ser levado em consideração se o profissional atende em outras locações, o deslocamento entre uma clínica e outra, etc.

7. Lidando com atrasos

Antes de instaurar uma política contra atrasos, identifique os pacientes e os motivos do atraso. Após tentar uma abordagem sutil, se não resolver, instaure uma política que ache justa, como o não atendimento após um determinado período de atraso. Para os que sempre se atrasam, uma saída é estudar qual horário fica melhor para o paciente. Outra dica é informá-lo sobre um horário um pouco mais cedo do que atualmente foi marcado na agenda. Lidar efetivamente com os atrasos traz benefícios para o consultório e mais satisfação aos pacientes. Isso tanto para os que atrasam e os que são prejudicados pelo atraso e, consequentemente você irá organizar agenda de consultório.

8. Procure também evitar os seus atrasos

O profissional evitando seus próprios atrasos, não dá espaço para o paciente se atrasar. Além disso, pode causar o desconforto dos pacientes que chegam no horário correto, mas tem que ficar esperando por conta de atrasos do profissional. Tenha um cuidado maior com a experiência do paciente, pois isso determina se ele será recorrente ou não.

9. Tenha uma agenda digital compartilhada com toda a equipe

Com a ajuda da tecnologia, a agenda digital compartilhada não só é possível como já é muito usada. Com toda a equipe do consultório tendo acesso a mesma agenda, fica muito mais fácil de acompanhar caso aconteçam alterações ou no caso de novos agendamentos. O profissional, por exemplo, pode deixar horários indisponíveis quando estiver fora do consultório ou acompanhar alterações na agenda. Além disso, a agenda funciona em um sistema online, podendo ser acessada de qualquer lugar. Isso gera rapidez no processo de agendamento, trazendo satisfação aos clientes.

10. Conheça seus pacientes

Procure avaliar o perfil de seus pacientes recorrentes. Avalie quais demoram mais tempo para sanar as dúvidas e aqueles que visitam apenas por rotina. Isso vai te ajudar a estabelecer também uma relação de confiança entre paciente e médico, e te dará uma ideia de quanto tempo leva cada atendimento. Conhecendo o tempo de cada paciente, você conseguirá intercalar consultas mais curtas e longas, afim de deixar sua agenda mais organizada e eficaz.

11. Planeje sua consulta

Analisados os perfis de pacientes, é hora de planejar sua consulta e assim, poder organizar agenda de consultório melhor. Monitore quanto tempo você levará para questionar sobre o histórico do paciente, atualizar o prontuário, coletar as informações necessárias e fazer exames. Mantenha sempre o mesmo tempo de atendimento para os mesmos perfis de pacientes, salvas exceções. Ter os horários bem definidos pode resultar num atendimento mais eficaz, e ainda proporcionar qualidade de vida para o profissional de saúde. Manter uma agenda organizada e eficaz traz benefícios para todos: para o paciente, que sairá mais satisfeito; para os funcionários, já que minimiza os erros e problemas do cotidiano de um consultório; para o médico, pois pode programar seu tempo com maior precisão, incluindo seu tempo livre; e para o consultório, pois tende a trazer resultados melhores. Fique sempre atualizado(a) com as dicas do nosso blog! Disponibilizaremos sempre conteúdos e dicas que vão te ajudar com a sua clínica! Assine nossa newsletter e fique por dentro de mais assuntos como este! Referências: ShospCliniQ, Hidoctor iClinic.

Comentários no Facebook

topo